Snarveier til hovedtemaer

Komme igang med Conta Inkasso
Saksgangen for inkasso
Innstillingene
Kredittsjekk
Import av fakturaer og kunder
Abonnement
Ofte stilte spørsmål
Sikkerhet

Hvor begynner jeg?

SVAR: Første gang du logger deg inn må du fylle ut feltene under fanen “Innstillinger“.

Deretter går du tilbake til fanen “Start” og klikker på “Start ny inkassosak”. Velg deretter om det er en bedriftskunde eller privatkunde. NB: Enkeltpersonforetak går ikke som bedrift, men som privat. Her er det innehaveren som er personlig ansvarlig for gjeld i foretaket.

På neste side klikker du knappen “Ny kunde” og fyller inn feltene. Når du klikker “Lagre kunde” kan du sette i gang å lage ditt første inkassodokument.

I videoen nedenfor lærer du hvordan du starter en ny inkassosak.

Kan jeg sende inkassokravet selv?

SVAR: Ja. Når du har startet saken får du valget mellom å mellom å skrive ut og sende dokumentet selv, eller å la oss gjøre det for deg. Velger du det første, kommer det opp som et PDF-dokument i et eget vindu (eventuelt får du spørsmål om du vil laste det ned, avhengig av hvordan nettleseren er stilt inn). Du trenger Adobe Reader eller en annen PDF-leser for å åpne filen.

Hvis du lar oss postlegge brevet belastes kontoen din med kr 29,- eks. mva. Brev blir skrevet ut automatisk og postlagt enten samme dag eller neste arbeidsdag.

Hvorfor flere fakturaer på samme sak?

SVAR: Har du en kunde som har latt være å betale mange fakturaer skal du fremdeles bare opprette én inkassosak. Dette er lovpålagt for å unngå spekulering i å sende samme kunde mange fakturaer og på den måten tjene ekstra på mange purregebyr. Husk at det blir mindre risiko for deg også hvis du følger dette lovpålagte kravet: Du slipper å legge ut for mer enn ett rettsgebyr hvis flere av kravene må tas til namsmannen.

Slik gjør du det i Conta Inkasso: Etter at du har fylt inn opplysninger om den første fakturaen klikker du bare på lenken “Legg til flere fakturaer på samme kunde i samme inkassosak”. Da dukker det opp felter hvor du kan legge inn informasjon om flere fakturaer.

Hvor lagres dokumentene jeg oppretter?

SVAR: Hver kunde (debitor) og hver inkassosak har sin egen side i systemet. Nederst på siden for hver sak vises en kronologisk liste over hvert trinn i prosessen, frem til dagens dato. Til høyre på hver linje finner du det tilhørende dokumentet.

Jeg har sendt ut et inkassokrav. Hva nå?

SVAR: Nå kan du slappe av til du får en påminnelse på e-post om at fristen har gått ut (vanligvis etter 14 dager). Da må du først sjekke om betalingen er kommet inn, før du logger inn og tar saken videre. Saker som må følges opp finner du i en egen liste nederst på startsiden, eller ved å klikke “Saker” og “Følg opp”.

Hvordan er saksgangen med Conta Inkasso?

SVAR: Du finner mye informasjon om saksgangen i vår Inkassoskole, som vi anbefaler deg å lese gjennom. Kunnskap om inkasso gir deg et overtak i kampen mot trege betalere!

Egeninkasso har en raskere saksgang enn fremmedinkasso (inkassobyråer). Avhengig av om kunden er en privatperson eller bedrift, er saksgangen slik:

For privatkunder (inkludert enkeltpersonforetak) går saken rett til utleggsforretning (trekk i lønn, trygd el. l.) etter en foregående betalingsoppfordring. Hvis du har sendt inkassovarsel tidligere, starter du prosessen i Conta Inkasso med å sende betalingsoppfordring. Saken tar maksimalt 30 dager fra din side, mens det varierer hvor raskt namsfogden behandler kravet om utleggsforretning. Du vil få brev i posten fra namsmannen når utleggsforretningen er avholdt.

Når det gjelder bedriftskunder har du to valg etter at betalingsoppfordring er sendt. Disse valgene kommer til syne i Conta Inkasso:

1. Utleggsforretning: I prinsippet det samme som for privatpersoner. Namsfogden eller kemnerkontoret i skyldnerens hjemkommune vil ta beslag i kontanter, bankkonto eller lett omsettelige eiendeler som bedriften innehar. Denne prosessen anbefales hvis du vet at bedriften har normal omsetning. Tidsperspektivet er det samme som for privatpersoner, 30 dager + behandlingstid hos namsfogden.

2. Konkursvarsel: Dette er en ganske skremmende prosedyre for innehaveren av firmaet som skylder penger, samt at det i første omgang er rimeligere for deg (lavere gebyr) enn utleggsforretning. En embedsmann kommer på døra og varsler om at bedriften kan bli slått konkurs. Neste skritt etter dette er konkursbegjæring. For at den skal bli tatt til følge av tingretten må bedriften være insolvent (ikke ha noe å betale med). Hvis tingretten åpner konkurssak blir det utnevnt en bobestyrer som får i oppgave å avdekke og selge så mange av bedriftens eiendeler og verdier som mulig, slik at kreditorene kan få pengene sine. Verdiene i bedriften er det som kalles for “boet”. Summen som skal betales inn av ditt firma for å dekke omkostninger ved en konkurssak er høy, men dersom det ikke blir åpnet konkurs får du tilbakebetalt det du har betalt inn bortsett fra et mindre rettsgebyr. Husk at dersom det ikke er grunnlag for å anta at kunden er insolvent, skal du ikke ta saken et hakk videre og fremsette konkursbegjæring. Urettmessige konkursbegjæringer kan være skadelige for skyldneren og kan føre til erstatningsansvar ut over saksomkostninger, jf Konkurslovens § 76.

Kunden har flere ubetalte fakturaer. Hva gjør jeg?

SVAR: Du er i henhold til loven pålagt å samle alle utestående krav i ett og samme inkassovarsel/inkassosak. Dette gjør du i Conta Inkasso ved å velge “Legg til flere fakturaer” når du oppretter en ny inkassosak. Det blir bare lagt til ett purregebyr/inkassogebyr selv om det er flere fakturaer, også dette i henhold til kravene fra Finanstilsynet.

Kan jeg avslutte en sak før den går til namsmannen?

SVAR: Ja. Saken avsluttes når kunden betaler, eller hvis du velger å gi opp saken før tvangsinndrivelse. Eventuelt tap må du selv føre i regnskapet.

Når kan et ubetalt krav avskrives som tap?

SVAR: Tap på kundefordringer skal først bokføres når det er “endelig konstatert”. Skatteetaten anser tapet som endelig når:

1. Det er foretatt tvangsinndriving, eller inkasso har vært forgjeves
2. Når kundefordringen ikke er innfridd seks måneder etter forfall til tross for minst tre purringskrav med normale intervaller
3. Offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling i skyldnerens bo gjør det klart at bomidlene ikke vil gi fordringen dekning
4. Fordringen ellers ut fra en samlet vurdering må anses klart umulig å inndrive.

Hvor mye renter og gebyr blir det?

SVAR: Dette ser du på dokumentene du genererer. Conta Inkasso holder orden på renter og gebyrer, og vi sørger for at satsene alltid er oppdaterte. Renter blir alltid regnet fra opprinnelig forfallsdato. Gjennomsnittlig gebyrinntekt for våre kunder før kravet blir innfridd er omlag kr 500,- per sak, men dette varierer etter bransje, kundetype, størrelse på kravet, osv. Se også neste svar (under).

Hvor store er inkassosalærene for egeninkasso?

SVAR: Egeninkasso har andre satser enn fremmedinkasso (inkassobyråer):

• Purring og inkassovarsel: Kr 63,-
• Betalingsoppfordring: Kr 189,- + maksimalt 2 purregebyr, totalt inntil kr 315,-
• Konkursvarsel (bedrifter): Totalt kr 1605,- (Betalingsoppfordring inntil kr 315 (til deg), skriving av dokumentet kr 860 (til deg), rettsgebyr kr 430 (til Staten))
• Begjæring om utleggsforretning Totalt inntil kr 2766,- (Betalingsoppfordring inntil kr 315,- (til deg), skriving av dokumentet kr 860,- (til deg), rettsgebyr kr 1591,-* (til Staten))

*) Hvis kunden kommer med innsigelse mot kravet går saken til forliksrådet i stedet for til namsmannen. Rettsgebyret for forliksrådet er kr 860,-.

Det er kunden som ved å betale inkassokravet til din bedrift som dekker alle disse gebyrene. Statens Innkrevingssentral sender faktura på rettsgebyret etter at utleggsforretningen er avholdt.

Hvorfor blir jeg spurt om å oppgi kundens gateadresse?

SVAR: For at namsfogden (namsmannen) og/eller politiet skal kunne forkynne en dom eller ta beslag i eiendeler må gateadressen være kjent. Fødselsdato skal også være med for privatpersoner.

Jeg blir spurt om å oppgi kundens fødselsdato. Hvordan skal jeg kunne vite dette?

SVAR: Som kreditor kan du kreve at Folkeregisteret på skyldnerens hjemsted oppgir fødselsdatoen. Bare aktuelt hvis saken gjelder en privatperson/ENK. Du finner også fødselsdato ved å søke etter personen på Conta Kredittsjekk. Dette er gratis.

Hvor gamle krav kan sendes til inkasso?

SVAR: I de fleste tilfeller kan du ikke ta et krav som forfalt til betaling for mer enn 3 år siden til inkasso. Det må være sendt begjæring om tvangsmessig inndrivelse/konkurs innen foreldelsesfristens utløp.

Unntak fra dette er hvis saken gjelder et pengelån, gjeldsbrev, eller det foreligger en avgjørelse i forliksrådet eller fra avholdt utleggsforretning. Disse tilfellene har 10 års foreldelsesfrist. Vi anbefaler derfor at du tar saken til forliksrådet for å få en dom hvis du ser at skyldneren ikke har midler til å betale med nå. Du kan gjerne bruke en kredittsjekk for å se hvordan din kundes finansielle situasjon ser ut.

Blir virkelig 90% av sakene løst?

SVAR: Bedrifter er forskjellige, og det er kundene deres også. Derfor er det umulig å spå hvor stor suksess akkurat ditt firma vil få. Men da vi gikk gjennom 600 saker vi kjørte for våre kunder i 2009 viste tallene at hele 91% av sakene fikk et lykkelig utfall. Dette tallet stemmer overens med hva våre konkurrenter oppgir.

Kunden min har innsigelser, hva gjør jeg?

SVAR: Hvis det er en tvist eller foreligger en innsigelse, kan ikke kravet sendes til inkasso. I et slikt tilfelle må du overlevere saken til forliksrådet, som så kaller inn til forliksmekling mellom deg og din kunde.

Les en detaljert artikkel om innsigelser her.

Slik oppretter du en forliksklage i Conta Inkasso:

Logg deg inn i Conta Inkasso og finn frem riktig sak. Klikk på knappen “Innsigelse fra kunde”. Med et par klikk blir nå ditt tilsvar på kundens klage opprettet. Adressen til forliksrådet blir automatisk hentet inn, basert på hvor skyldneren bor eller har forretningsadresse.

Jeg har fått brev fra namsmannen med en utleggsdom

SVAR: Les denne artikkelen om hva som skjer etter selve utleggsforretningen. Conta Inkasso håndterer alle utfallene av en utleggsdom. Gå til saksdetaljene for å registrere dommen, og følg veiviseren du finner der.

Jeg fikk brev om “intet til utlegg”, hva nå?

SVAR: Namsmannen kommer med avgjørelsen “intet til utlegg” for privatpersoner når det ikke finnes betalingsevne ut over minstekravet til livets opphold (kr 6700 per mnd. i 2011). I slike tilfeller får personen automatisk en betalingsanmerkning som står i tre år. Dette er en motivasjonsfaktor for skyldneren til å gjøre opp for seg når den økonomiske situasjonen bedrer seg. Får firmaet ditt innbetalt pengene plikter dere å melde fra til namsmannen slik at betalingsanmerkningen kan slettes. Se også svaret nedenfor.

Kan jeg ta et krav til inkasso flere ganger?

SVAR: Hvis namsmannen avgjorde at det ble “intet til utlegg”, men du senere får vite at den som skylder deg penger f. eks. har kommet seg i jobb og kjøpt ny bil, kan du sende inkassovarsel på nytt. Det lønner seg å holde uløste saker under oppsikt.

Hvordan bytter jeg passord?

SVAR: Klikk på fanen “Innstillinger”. Under “Brukerkonto” endrer du passord ved å skrive inn et nytt to ganger og deretter klikke “Lagre endringer”.

Hvordan inviterer jeg en kollega til å bli bruker?

SVAR: Det er enkelt å legge til så mange nye brukere du vil. Se videoen under.

Jeg har forandret navn. Kan det endres?

SVAR: Kontakt kundeservice.

Hvordan endrer jeg navnet på bedriften min?

SVAR: Hvis du har endret organisasjonsnummer må du kjøpe nytt abonnement. Hvis du skrev feil eller har endret firmanavn mens organisasjonsnummeret er uendret, sender du en melding så ordner vi det for deg.

Hvordan endrer jeg en kundeadresse?

SVAR: Under “Kunderegister” får du opp en liste over alle kunder. Klikk på “Se kundekort”. Klikk deretter “Rediger kundeinfo”.

Må jeg å laste opp logo?

SVAR: Logoen din brukes på inkassodokumentene. Hvis du ikke laster opp en logo blir det et tomt felt der i stedet. Vår kundeservice er behjelpelig med å tilpasse logo-filen din til et optimalt format for Conta Inkasso. Tjenesten faktureres kr 150 + mva.

Når bruker jeg kredittsjekk?

SVAR: Det er smart å sjekke nye kunder du vurderer å selge på kreditt til eller inngå et varig samarbeid med. Kredittsjekken vil gi deg full oversikt over blant annet historikken av betalingsanmerkninger. Den vil også gi deg kredittvurderingsselskapet Experians analyse av kunden, slik at du slipper å ta unødvendig risiko.

Det er også svært gunstig å ta en kredittsjekk før du sender en sak til namsmannen eller vurderer en konkursbegjæring. Det er bedre å ta en kredittsjekk enn å tape rettsgebyret i tilfeller der du ellers ville kommet langt bak i køen av kreditorer hos en kunde som ikke har noe å betale med.

Hvor finner jeg kredittsjekken?

SVAR: Kredittsjekk-løsningen vår er blitt flyttet til eget domene. Gå til Conta Kredittsjekk for å ta kredittsjekker som før.

Hvor finner jeg importfunksjonen?

SVAR: Gå til fanen “Saker” og klikk på “Import” i undermenyen. Se bildet.

Conta Inkasso har så langt støtte for import fra regnskapsprogrammene E-conomic, Uni Micro og Mamut One-serien. For E-conomic kan du enkelt importere etter at du har gitt Conta Inkasso tilgang til å kommunisere med E-conomic-kontoen din.

• Logg inn i E-conomic og legg til ContaSystemer som administrator (adm.lisens 261776)
• Logg inn i Conta Inkasso og velg Saker -> Import
• Tast inn ditt lisensnummer hos E-conomic og klikk “Neste”
• Kryss av hvilke fakturaer du vil importere

I Uni Micro må du først eksportere en tekstfil med alle de utestående fakturaene dine. Denne filen importerer du deretter i Conta Inkasso. Les mer om hvordan du eksporterer fra Uni Micro.

For å importere fra Mamut, må du først eksportere en inkassofil fra programmet. Disse Mamut-versjonene støttes:

• Mamut One Office Standard
• Mamut One Office Pro
• Mamut One Enterprise E3
• Mamut One Enterprise E4
• Mamut One Enterprise E5

Kriteriet for at fakturaene skal kunne importeres er at det har gått minst 14 dager siden forfall (og at de ikke er blitt importert tidligere).

Når du har fått opp lista over aktuelle fakturaer, er det bare å velge hvilke du vil starte inkassosak på, og deretter opprette alle inkassokravene med et enkelt museklikk.

Både ubetalte fakturaer og alle nødvendige kundedata kommer med på importen. Vær nøye med å lese anvisningene underveis i import-veiviseren!

Hvordan kan jeg administrere flere firmaer fra kontoen min?

Denne videoen viser hvordan du legger til et nytt firma. Du kan enkelt bytte mellom firmaene fra samme brukerkonto.

Hvordan avslutter jeg abonnementet?

SVAR: Senest 30 dager før abonnementsperioden utløper går du til “Innstillinger” og klikker bort haken i ruten “Fornyes automatisk hvert år” under “Abonnement”. Du vil da ikke motta flere fakturaer fra oss, bortsett fra evt. postlegging av brev. Kontoen din stenges når abonnementet løper ut. Husk å hente ut dokumenter og data du trenger før utløpsdatoen.

Er egeninkasso lovlig?

SVAR: Ja. Helt lovlig på grunn av en lovendring i 2006. Allerede den gang gikk stortingsrepresentant André Oktay Dahl (H) ut i spørretimen og etterlyste bedre informasjon om egeninkasso. I 2007 ble han intervjuet i denne Dagbladet-artikkelen. Mer informasjon om lovendringen finner du dessuten på namsfogdens nettsted.

Kan privatpersoner sende inkassokrav?

SVAR: Ja. Kravet er at du må kunne bevise at den andre parten skylder deg penger. Du må derfor ha et signert gjeldsbrev, en kontrakt, en faktura (for husleie f.eks.) el. l. Denne dokumentasjonen må du sende med hvis saken går til namsmannen, eller hvis skyldneren motsetter seg kravet og kravet går til forliksrådet. Siden du ikke har organisasjonsnummer som bedrift, ber vi deg i stedet oppgi ditt personnummer når du registrerer deg. Dette gir oss økt sikkerhet for at du betaler fakturaen fra oss.

Jeg lastet opp en faktura, men finner den ikke igjen.

SVAR: Klikk på fanen “Saker” og finn saken det gjelder. Klikk deg inn på saken og du vil se en lenken som heter “Last ned originalfakturaen”.

Opplysninger i kundeliste/saksliste står i feil rekkefølge!

SVAR: Da har du trolig klikket på en av tabelloverskriftene. Dette sorterer listen etter det aktuelle kriteriet. Prøv å klikke “Saksnummer” eller “Kundenavn” til rekkefølgen blir slik du vil ha den.

Hvorfor får jeg ingen e-poster fra Conta Inkasso?

SVAR: Kanskje e-postene blir blir merket som spam av e-posttjenesten du bruker. Sjekk spam-mappen og legg til kundeservice@conta-inkasso.no på listen over godkjente kontakter. Sjekk også at det er haket av i rutene bak “Varslinger på e-post” under “Innstillinger” når du er logget inn.

Kan jeg sende inkassobrev til utlandet?

SVAR: Norsk rettsvesen kan ikke drive inn krav i utlandet. Vår automatiske utsendelse av brev sender kun til Norge og Svalbard.

Har Conta Inkasso tilgang til mine fakturaer og inkassosaker?

SVAR: Dine data lagres trygt i strengt bevoktede serverhaller på flere forskjellige fysiske steder. Vi må ha eksplisitt løyve fra deg for å se dine brukerdata. Dette er kun aktuelt i tilfelle du ber om hjelp til noe inne på kontoen din.

Hva betyr “https” i adressefeltet på nettleseren?

SVAR: Dette betyr at du har en sikker og kryptert forbindelse mellom din datamaskin og vårt system. Alle data krypteres med 256-bits SSL-teknologi (Secure Socket Layer). Dette er det samme nettbanker bruker. Sikkerhetsserfikatet Conta Inkasso bruker er verifisert av en utsteder som er godkjent av og gjenkjennes av Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari m. fl.

Tar dere backup av dataene mine?

SVAR: Ja. Data blir sikkerhetslagret daglig. Systemet har en oppetid på 99,99% og kan ikke rammes av verken strømstans eller naturødeleggelser.